La RGPD pour protéger les données de vos collaborateurs

Management
Photo La RGPD pour protéger les données de vos collaborateurs

Le RGPD est un terme de plus en plus entendu dans le monde professionnel face à l'explosion des contentieux dans les entreprises. C'est un moyen de renforcer la confiance entre les collaborateurs grâce à un système de protection de données performant. L'apparition du RGPD a aussi été favorisée par l'utilisation grandissante de la nouvelle technologie au travail. Voici comment le RGPD protège les données de tous vos collaborateurs.

L'enjeu autour du RGPD

L'enjeu du RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données est l'instauration d'un climat de confiance entre vos collaborateurs. Ce concept devenu légal implique certaines obligations pour les entreprises comme le recensement de toutes les informations collectées. Le RGPD implique notamment la tenue de registre de traitement des données personnelles qui constitue une obligation légale. Pour les entreprises de toute taille, avoir un registre propre à la gestion de la paie représente un moyen efficace pour protéger les informations.

Le RGPD doit aussi prendre en compte le consentement de tous les collaborateurs quant à la mise en place d'un système de traitement des données. Il convient de les éclairer sur la finalité et les modalités inhérentes par le biais des contrats de travail ou des règlements internes, par exemple. Ce consentement est nécessaire avant le stockage et l'exploitation des données aussi bien professionnelles que personnelles leur concernant. Par ailleurs, l'entreprise doit assurer la confidentialité et la sécurité des données par tous les moyens possibles.

Répondre aux demandes des collaborateurs

Le RGPD doit aussi faciliter les réponses fournies aux collaborateurs suite à leurs sollicitations. En effet, chaque salarié se trouve en mesure d'accéder ou de modifier leurs informations personnelles. Toutes les données ne doivent pas non plus être accessibles et rectifiables comme les informations importantes à l'exécution du contrat ou au respect d'une contrainte règlementaire. Le délai de réponse ne doit pas excéder un mois sous peine de se retrouver avec des collaborateurs frustrés.

Mettre en œuvre un process spécifique et simple permet non seulement de répondre favorablement aux sollicitations mais aussi de mieux protéger les informations. La protection des données fixe offre une durée limitée de conservation des informations personnelles. Cette situation évite que des données confidentielles et non à jour ne soient dérobés par des cyberattaques, par exemple. Pour fixer le délai de conservation des données, les entreprises doivent se référer aux textes de loi en la matière.

Le RGPD, pour une meilleure protection des données

Il faut savoir que le RGDP ne concerne pas uniquement les informations numérisés. Il implique également les versions papier. Le délai de conservation passé, il est donc judicieux de détruire les documents où sont inscrites les informations sur les différents collaborateurs. Le RGDP régit tant les règlements internes à l'entreprise que ceux des sous-traitants. Ces derniers sont donc dans l'obligation de se conformer aux contraintes de sécurité et de confidentialité des données comme le stipule le RGPD.

Cartographier l'ensemble des traitements sur les informations personnelles rentre dans le cadre du RGDP. Plusieurs données sont concernées par cette disposition à l'image des informations sur le login de badges, les images de télésurveillance ou les déclarations sociales. Avec le RGDP, les collaborateurs ne se soucient plus de la sécurité de leurs données confidentielles.